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Desafíos del gobierno digital: cómo acercarse a los ciudadanos y sus necesidades

Santiago, Chile. 13 septiembre, 2017. Con el avance de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en todo ámbito del quehacer nacional, vale la pena entender cómo los gobiernos han dispuesto de herramientas digitales para acercarse a las necesidades de la ciudadanía, no sólo en términos de gestión ágil de trámites y procesos, sino de participación, accesibilidad y seguridad de la información en la Nube.

De acuerdo al Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el número de productos ofrecidos por ChileAtiende aumentó desde 91, en enero de 2012, a 199, en abril de 2014. Por ello, el Gobierno de Chile se ha planteado una serie de desafíos para la agenda digital a 2020 en términos de Gobierno digital. Su propósito es masificar el uso de los servicios digitales del Estado, así como fortalecer la transparencia y eficiencia. Espera que los trámites municipales más importantes se puedan realizar en la web y se puedan digitalizar varios procesos del sistema de salud.

Ello implica medidas como la difusión del uso del portal ChileAtiende en línea y una serie de mejoras al manejo de la información privada de las personas, elaborando estrategias de ciberseguridad, consolidando una red asistencial con fichas médicas electrónicas y mejorando las plataformas de atención ciudadana y de organismos como FONASA. Aquí Microsoft Dynamics 365 Portals puede aportar con su portal de auto servicio, ya que sin la necesidad de tener un gran equipo de ejecutivos de atención, ofrece la capacidad de generar una comunicación más fluida entre la entidad y el ciudadano, aumentando las posibilidades de tener una buena experiencia de servicio.

Para la consultora Kibernum, hay una paradoja: nunca antes habían existido tantas posibilidades tecnológicas para solucionar problemas en forma simultánea. Esta simplificación de trámites permite ahorrar tiempo y mejorar la productividad, con la reciente implementación de la llamada “Firma Electrónica Avanzada” del Gobierno de Chile, para certificar de manera encriptada documentos públicos y privados,  identificar usuarios y manejar información como la cédula de identidad de manera  segura.

Democracia Digital: ¿Qué sucede en el resto del mundo?

Hoy por hoy, se comienza a debatir la llamada “Democracia 4.0”.  En Estados Unidos, la última elección presidencial no estuvo exenta de polémicas, y se llegó a pensar que podría haber existido fraude en ciertos Estados. Esto fue rápidamente descartado, y coloca a la palestra un importante avance del sistema electoral norteamericano: un sufragio electrónico administrado de manera autónoma y descentralizada por los distintos Estados de la unión, lo que facilita el conteo de votos, la participación ciudadana y la detección de  cualquier eventual fraude.

En España, se plantea incluso reemplazar el voto de los diputados por el de los internautas.  No suena descabellado, si consideramos que el parlamento del Reino Unido cuenta con un portal de peticiones ciudadanas en línea. Si una propuesta alcanza las 10.000 firmas, el gobierno responderá y, si la solicitud supera las 100.000 firmas, se considera para su debate en el parlamento. Luego de que se aprobara la salida del Reino Unido de la Unión Europea (Brexit), una petición de convocar a otro referéndum reunió 4.150.262 firmas, gatillando un debate parlamentario.

Proyecciones en Chile

En Chile, para muchos el horizonte no es sólo manejar trámites en línea, sino fomentar la participación ciudadana y descentralizar la gestión. Kibernum proyecta que es posible gestionar otros ámbitos ligados con el gobierno digital. Sería posible, por ejemplo, el ejercicio del sufragio o los censos de población de manera parcial, o digitalmente, con sistemas validados por certificados de transparencia.

Uno de los principales beneficios de ello, es que las diferentes agencias gubernamentales pueden colaborar con sistemas integrados de Big Data y de almacenamiento en la Nube. Esto no sólo facilita el análisis de grandes volúmenes de datos en las reparticiones públicas, sino que promueve un uso más eficiente y transparente de los presupuestos fiscales, agilizando la obtención de beneficios públicos.

En su Agenda Digital 2020, el Gobierno de Chile se hace cargo de las recomendaciones de organismos internacionales como la ONU y la OCDE, en tanto a que el uso de las TIC en el Estado “ha transitado desde el gobierno electrónico, centrado en la eficiencia y la digitalización, hacia el concepto de gobierno digital, cuyo enfoque está centrado en el uso de las TIC para generar una oferta de valor para los ciudadanos”.

No obstante, falta mucho por hacer en aquellas iniciativas que contribuyen a mejorar la experiencia ciudadana en sus relaciones con el Estado, ya sea al momento de realizar un trámite, acceder a beneficios, solicitar acceso a información pública, postular mediante una firma electrónica y participar en los asuntos de la administración que más les afectan a través del uso intensivo de nuevas tecnologías, promoviendo la innovación y estableciendo estándares a nivel de todos los organismos públicos”.

Se espera que antes de 2020 el Gobierno Digital sea realidad en todas las comunas del país, entregando en línea 10  de los trámites municipales con mayor demanda. Asimismo, se consolidaría una reserva de horas en línea y una ficha médica electrónica en todo el sistema de salud público.

Desafíos de la Agenda Digital

Sin embargo, aunque el foco de la agenda digital  está en responder de manera oportuna, eficiente y eficaz a las demandas ciudadanas, se hace importante promover el uso de estas tecnologías por parte de los usuarios, a través de un proceso de orientación y alfabetización digital, junto con un acercamiento de las aplicaciones a aquellos dispositivos más usados por los ciudadanos.  La Sexta Encuesta Nacional de Acceso, Usos y Usuarios de Internet de la Subsecretaría de Telecomunicaciones muestra que un tercio de los chilenos no tiene acceso a Internet desde el hogar, y que sólo un 70% de los chilenos son usuarios de ésta,  principalmente para llamadas, correos electrónicos y redes sociales. Regiones como Arica y Parinacota, Maule y Araucanía tienen una alta tasa de brecha digital.

Por lo mismo, el desarrollo paulatino de una estrategia de Gobierno Digital debe ir de la mano no sólo del número de trámites más críticos que requieren los ciudadanos, sino de la mejora de las condiciones de seguridad de la información que se maneja en la Nube, y aquellas brechas en el acceso a estos beneficios en términos de acceso y de conocimientos.

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Tecnología sustentable para el Sector Público

Santiago, Chile. 1 febrero, 2017. La tecnología está cambiando el mundo a nuestro alrededor, y las nuevas maneras de brindar servicios a los usuarios son cada vez más sustentables y optimizadas. Esta constante transformación digital se vuelve particularmente importante cuando se habla del sector público; el cual gestiona los servicios básicos de toda una comunidad de personas, en miras a mejorar la calidad de vida de quienes deben realizar trámites y procesos públicos; el usuario final es, por supuesto, el ciudadano.

Romper el paradigma de que los servicios públicos siempre están más atrasados que los del sector privado, es una labor que está al alcance de la mano. Elegir la plataforma adecuada de tecnología sustentable para los distintos procesos dinámicos de la institución, es indispensable para abordar correctamente a los ciudadanos y empoderar a los funcionarios mediante procedimientos más óptimos, simples y cohesionados unos con otros. ¿Cómo?

Microsoft Dynamics 365 para operaciones del sector público

En un mundo que cambia de forma constante en el ámbito de la tecnología, a veces se vuelve imposible actualizar software demasiado antiguo o simplemente obsoleto, pues los bugs son muy difíciles de detectar.

Las instituciones públicas que utilizan TI tradicionales, suelen tener problemas de errores ocultos que pueden llegar a echar abajo todo el sistema, afectando negativamente a ciudadanos y pudiendo dejarlos sin sus trámites al día, lo que repercute inmediatamente en la productividad del departamento en cuestión, acumulando más y más trabajo para las jornadas próximas. Esto deviene en un mayor estrés no solo en los usuarios, sino además para los funcionarios públicos. En aquellas situaciones, la organización tiende a colapsar y retomar el orden es, generalmente, una tarea muy desgastante para los recursos humanos.

Los métodos actuales de tecnología sustentable para el sector público permiten detectar con innovación estos bugs, volviendo muchísimo más simple la tarea de dar soluciones gubernamentales y de integrarlas a las distintas plataformas que la institución esté utilizando, optimizando así el funcionamiento de todo el sistema, incluidas por supuesto la gestión de recursos humanos y la gestión de desempeño. El resultado, en este caso, es una armonización efectiva de la organización, una reducción en el estrés, y por sobre todo, una rápida solución para los usuarios.

Utilizar una poderosa plataforma de solución gubernamental como Microsoft Dynamics 365 para Operaciones, ofrece la capacidad de conectar oportunamente la compleja red que unifica a las distintas instituciones del sector público. La plataforma logra esta tarea de comunicación unificada mediante aplicaciones y algoritmos innovadores, los que al estar pensados desde una interfaz amigable, intuitiva y sencilla, simplifican el aparatoso proceso burocrático que tanto recriminan los ciudadanos al momento de tramitar en estas instituciones.

ERP y Workflows

Microsoft Dynamics 365 para Operaciones se basa en un proceso de ERP, el cual consiste en un sistema de planificación de recursos empresariales (de ahí sus siglas, por las palabras en inglés Enterprise Resource Planning) que engloba al conjunto de procedimientos y plataformas informáticas de información gerencial. En este caso, la planificación de recursos apunta estratégica y exclusivamente a disminuir los gatos en las instituciones de servicio público; esto es posible gracias a la capacidad del software ERP a integrar todas las acciones y operaciones de la organización que devengan en bienes y servicios cívicos.

Todo esto es posible gracias a la tecnología que otorga el sistema ERP, al trabajar utilizando distintos módulos en los que se organiza el trabajo. Cada módulo abarca a un departamento o sección específica de la institución o que esté relacionada directamente con ella, aunque provenga de otra organización gubernamental con que necesite mantenerse en comunicación para su óptimo funcionamiento. Así, como cada módulo se concentra en las necesidades y capacidades de la sección, la plataforma de Dynamics para Operaciones logra entregar soluciones concretas para cualquier tipo de organismo, ya sea privado o público, con la misma eficiencia para ambos sectores.

Igual de importante es el concepto de workflows, herramientas de flujo de trabajo en forma de comandos automatizados, que forman una secuencia de actividades relacionadas entre sí. En otras palabras, un workflow permite aglomerar información relevante como documentos, trámites, partes y documentación en general de forma continua y orgánica, todo desde una misma plataforma, comunicando cientos de computadores interconectados en un ambiente heterogéneo.

Los workflows tienen un rol fundamental en un entorno de IT, pues son capaces de sobreponerse a caídas del sistema, bugs y otros errores comunes. Esto cobra mucha importancia en el contexto de los servicios públicos, en el que la aglomeración de data y sobrecarga de sistemas, es la mayoría del tiempo mucho más grande a la del sector privado; con tremendas bases de datos de comunidades completas, llegando a abarcar incluso a todo el país, y esto además en adición a agentes externos (extranjeros, trasnacionales, etcétera).

Los flujos de trabajo se pueden desconectar y la recuperación de los documentos será inmediata; es posible también soportar estas caídas de sistemas u otros imprevistos como cortes de energía sin comprometer a toda la plataforma, puesto que los workflows se mantienen funcionando de forma independiente, aunque alguna o muchas de las partes conectadas hayan dejado de operar. Además, es posible auditar y mantener un registro de cada actividad ocurrida en un flujo de forma totalmente transparente.

En suma, los sistemas de workflow permiten agilizar y automatizar los trámites, lo que en un corto a mediano plazo implica una disminución en costos y un incremento en la productividad de toda la institución. Debido a que Dynamics 365 funciona desde una plataforma en la nube, toda la información está siempre respaldada y protegida. Esto permite al sistema recuperarse de manera más rápida.

Mejora de rendimiento en todas las áreas

Una de las novedades de Dynamics es que combina el sistema de ERP con lo que se conoce como software CRM (customer relationship management). Si bien estas soluciones apuntan a gestionar la relación de una empresa con el cliente, en el contexto de las instituciones públicas contribuye a un trato mucho más cercano con el ciudadano en todas las áreas, manteniéndose en contacto con él por diversos medios, como a través de boletines recordatorios en caso de trámites pendientes, cierres de documentos legales, entre otros, siempre en paralelo con el sistema ERP.

Una herramienta como Microsoft Dynamics 365 es capaz de abordar de manera vertical gubernamental todos los procesos en el sector público, lo que permite a las organizaciones crecer, evolucionar y transformarse a las últimas innovaciones. Cada una de las aplicaciones funcionan sin restricciones entre ellas, lo que ayuda a gestionar funciones públicas específicas, como por ejemplo las relacionadas a la atención al cliente, operaciones, finanzas, marketing, reclamos o sugerencias de los ciudadanos.

Dar un paso hacia esta plataforma es entrar en la transformación de procesos a la nube. El principal valor agregado de adaptarse a una tecnología sustentable se encuentra tanto en facilitar la administración de las organizaciones estatales como en mejorar la calidad de vida de la ciudadanía.

Combinando negocios y conocimiento técnico

AlfaPeople -partner global de Microsoft- ofrece lo mejor de Dynamics para Operaciones, con la capacidad de soportar los complejos procesos en los servicios públicos, pero con la misma eficiencia que lo hace en el sector privado. Para buscar la solución a problemas de una gran complejidad y que conectan entre sí a miles de aristas, siempre será más sensato consultar con expertos, quienes podrán entregar una mejor respuesta, buscando lograr la mejor implementación para que los usuarios experimenten un servicio de calidad.