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The Making of a Manager: What to do when everyone looks to you

Es el primer libro de Julie Zhuo, VP de Diseño de Productos en Facebook. En “The Making of a Manager”, Zhuo comparte sus experiencias y aprendizajes con respecto a su transición de ser un contribuyente personal a convertirse en gerente. “Este es un libro sobre cómo alguien sin entrenamiento formal aprendió a convertirse en un gerente con confianza en sí mismo”, explica Zhuo.

Cuando empezó su primer rol como gerente en Facebook, Zhuo tenía muy poca experiencia y describe lo que ella pensaba que era el trabajo de un gerente:

  • tener reuniones con informes para ayudarles a resolver sus problemas,
  • compartir la retroalimentación sobre lo que va o no va bien, y
  • averiguar quién debe ser promovido y quién debe ser despedido.

Después de un tiempo, así es como Zhuo ve el trabajo de un gerente hoy en día:

  • construir un equipo que trabaje bien en conjunto,
  • apoyar a los miembros para que alcancen sus metas profesionales, y
  • crear procesos para realizar el trabajo de forma fluida y eficiente.

Julie resume que “su trabajo, como gerente, es obtener mejores resultados de un grupo de personas que trabajen juntas”. Se centra mucho en los resultados y se refiere a su antiguo gerente Chris Cox, ex vicepresidente de producto en Facebook, quien explicó que la mitad de lo que él como gerente mira son los resultados de su equipo y la otra mitad se basa en la fuerza y la satisfacción de su equipo.

Interesante que Julie haya incluido la investigación de Richard J. Hackman sobre lo que ayuda a crear equipos exitosos (ver más abajo). Ella utiliza un enfoque similar al de los gerentes que crean las condiciones adecuadas para sus equipos:

  • Propósito – El propósito es el resultado que su equipo está tratando de lograr, también conocido como el por qué. La primera gran parte de su trabajo como gerente, escribe Julie, es asegurarse de que su equipo sepa cómo es el éxito y se preocupe por alcanzarlo.
  • Gente – Esto es todo acerca del quién. ¿Están los miembros de su equipo preparados para tener éxito? ¿Tienen las habilidades adecuadas? ¿Están motivados para hacer un gran trabajo? Para manejar bien a las personas, explica Julie, usted debe desarrollar relaciones de confianza con ellos, entender sus fortalezas y debilidades (así como las suyas propias – vea abajo), tomar buenas decisiones sobre quién debe hacer qué (incluyendo la contratación y el despido cuando sea necesario), y entrenar a los individuos para que den lo mejor de sí mismos.
  • Proceso – Esto describe cómo su equipo trabaja en conjunto. Julie aclara que el proceso en su mente no se trata de montones de papeleo y reglas para todo, sino de permitir a los equipos tomar decisiones y trabajar juntos de manera efectiva: “En un entorno de equipo, es imposible que un grupo de personas coordine lo que debe hacerse sin dedicarle tiempo. Cuanto más grande es el equipo, más tiempo se necesita”.

Siguiendo con el tema de la definición de la gestión, Julie proporciona una distinción útil entre el liderazgo y la gestión. Gerente es un rol específico, con principios claros que describen lo que hace un gerente y cómo se mide su éxito. El liderazgo, por otro lado, es la habilidad particular de ser capaz de guiar e influenciar a otras personas. Julie señala que un líder no tiene que ser un gerente; “Cualquiera puede demostrar liderazgo, sin importar su rol”.

En “The Making of a Manager”, Julie cubre muchas facetas diferentes para convertirse y ser un gerente. Desde los relatos de sus primeros meses como gerente hasta el análisis de sus puntos de vista sobre una gestión sólida, Julie ofrece un montón de ideas y consejos para aquellos de nosotros que somos gerentes o nos gustaría asumir este rol. Entre ellas se destacan:

  • La confianza es el ingrediente más importante – Puede sonar obvio, pero la importancia de invertir tiempo y esfuerzo en crear / mantener relaciones de confianza puede ser fácilmente pasada por alto. Julie menciona que el sello distintivo de una relación de confianza es que las personas sienten que pueden compartir sus errores, desafíos y temores con usted.
  • Dar y recibir retroalimentación crítica – Al igual que Kim Scott con su libro “Radical Candor” y Amy Edmondson con su libro “The Fearless Organization”, Julie habla de cómo los gerentes y sus mas directos colaboradores necesitan poder darse mutuamente retroalimentación crítica regularmente, sin que sea tomada como algo personal. Si su colaborador mas directo hace un trabajo que usted no cree que sea bueno, ¿se siente cómodo diciéndolo directamente? De manera similar, ¿le diría su colaborador si cree que usted ha cometido un error?
  • Sea honesto y transparente sobre el desempeño de sus colaboradores – Como gerente, su perspectiva sobre el desempeño de sus colaboradores tiene mucho más peso que su perspectiva sobre su propio desempeño. Después de todo, usted es el que determina en qué trabajan ellos y si alguien debe obtener un ascenso o ser despedido.
  • Admita sus propios errores y áreas de crecimiento – Julie comparte cómo trata de admitir cuando no tiene las respuestas o cuando está trabajando en sus propios desafíos personales, y comparte un número de frases útiles que típicamente usará cuando lo haga (ver más abajo).
  • Administrándose a sí mismo – Aquí, Julie habla del llamado síndrome del impostor, es decir, cuando usted duda de sus logros y le preocupa que sea expuesto como un “fraude”. Ella plantea la pregunta de por qué el síndrome del impostor golpea con especial fuerza a los gerentes y da dos razones principales. En primer lugar, porque a menudo se busca a los gerentes para obtener respuestas. En segundo lugar, los gerentes son constantemente puestos en la posición en la que deben realizar cosas que no han hecho antes. También habla de que los gerentes deben identificar sus propias fortalezas y debilidades, y que se debe “ser brutalmente honestos consigo mismos”.
  • Reuniones sorprendentes – Reuniones, la pesadilla de la mayoría de los gerentes. Zhuo distingue entre reuniones de toma de decisiones y reuniones informativas y explica cómo el hecho de tener claro el objetivo de la reunión (y estructurar la reunión en consecuencia) puede conducir a reuniones mucho más eficaces y agradables (ver más abajo).

El modelo 5 factores de de Richard J. Hackman

  • Siendo un verdadero equipo – Uno con límites claros y una membresía estable.
  • Dirección convincente – Proporcionar al equipo metas claras, que sean a la vez desafiantes y consecuentes.
  • Estructura habilitadora – Siempre que sea posible, es importante ofrecer al equipo variedad en las tareas que emprenden para mejorar el éxito del equipo. Dentro de la estructura del equipo también es clave asegurar que los miembros del equipo tengan fuertes habilidades sociales.
  • Contexto de apoyo – Un contexto de apoyo es esencial para las empresas y organizaciones, ya que están formadas por pequeños grupos que cuando se combinan forman un grupo más grande.
  • Coaching experto – Se trata de entrenar y orientar al equipo para ayudar a conseguir los resultados que necesitan y apoyar a los miembros del equipo en el desarrollo de sus habilidades individuales.

Julie Zhou, The Making of a Manager: Ejemplos de cosas que se pueden decir cuando no se tiene la respuesta o se está trabajando en desafios personales

  • “No sé la respuesta. ¿Cuál es tu opinión?”
  • “Quiero disculparme por lo que hice/dije el otro día…”
  • “Una de mis áreas de crecimiento personal esta mitad es…”
  • “Me temo que no sé lo suficiente para ayudarte con ese problema. Pero aquí hay alguien con quien deberías hablar…”

Julie Zhou, The Making of a Manager: Reuniones de toma de decisiones y reuniones informativas

Una gran reunión de toma de decisiones hace lo siguiente:

  • Consigue que se tome una decisión (obviamente)
  • Incluye a las personas más directamente afectadas por la decisión, así como a una persona claramente designada para tomar decisiones.
  • Presenta todas las opciones creíbles de manera objetiva y con información de fondo relevante, e incluye la recomendación del equipo si la hay.
  • Da igual tiempo de importancia a las opiniones disidentes y hace que las personas sientan que han sido escuchadas.

Una gran reunión informativa hace lo siguiente:

  • Permite al grupo sentir que han aprendido algo valioso.
  • Transmite mensajes clave de manera clara y memorable.
  • Mantiene la atención de la audiencia (a través de oradores dinámicos, una rica narración de historias, un ritmo adecuado, interacticción).
  • Evoca y pretende provocar una emoción – ya sea inspiración, confianza, orgullo, coraje, empatía, etc.

Conclusión

“The Making of a Manager” proporciona un relato honesto y sin rodeos de lo que significa ser gerente y cómo hacer la mejor transición a un rol de gerente. Definitivamente vale leerlo si usted es gerente o busca convertirte en uno.

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Nuevas dinámicas en los equipos de trabajo

Santiago, Chile. 9 mayo, 2019. El rápido desarrollo tecnológico de una era como la actual -en la que lo digital prima por sobre lo análogo-, trae consigo nuevos paradigmas empresariales. Gracias a plataformas de trabajo colaborativo y la facilidad para acceder a recursos y mantenerse en comunicación constante con terceros, el trabajo se vuelve más flexible y puede realizarse desde prácticamente cualquier lugar.

Características de las nuevas dinámicas y espacios de trabajo

La transformación digital no solo trae consigo cambios en los procesos empresariales o en la cultura organizacional, sino que también influye en el valor que las personas dan a su trabajo. En ese sentido, las organizaciones deben identificar las nuevas necesidades y expectativas de los colaboradores, y considerarlas al definir cómo, cuándo y dónde se lleva a cabo el trabajo.

Los modelos laborales actuales y metodologías de desarrollo de proyectos funcionan de manera colaborativa, por lo que las empresas deben contar con espacios abiertos que permitan fortalecer las dinámicas grupales, por supuesto, sin dejar de lado ambientes e instancias individuales en las que los trabajadores puedan aislarse de elementos distractores.

Debido a la sobrecarga de información que puede desconcentrar y mermar la productividad, los empleados deben combinar momentos de hiperconectividad con desconexión digital. Los nuevos espacios de trabajo conjugan diseño, selección de materiales y acústica para favorecer la concentración y evitar interrupciones o distractores.

Home office

En la actualidad, la importancia que se da al balance entre trabajo y vida personal ha propiciado la búsqueda de empleos que permitan el trabajo desde casa, una tendencia que cada día cobra mayor importancia a nivel global. De hecho, y de acuerdo com un informe de Gallup, entre 2012 y 2016 el número de personas que trabajaban a distancia pasó de 39% a 43%, dando cuenta de un cambio en el paradigma laboral.

Características de los empleados actuales

Se estima que, para 2025, los millennials conformarán aproximadamente el 75% de la fuerza laboral. Esta generación, que abarca a las personas nacidas entre 1980 y 1990, posee expectativas bien definidas sobre cómo debe ser la empresa donde desean trabajar.

En primer lugar, los millennials buscan un trabajo con significado y propósito, por lo que se inclinarán por una compañía que se ajuste a sus valores, en donde puedan desarrollar todo su potencial. En la misma línea, se muestran entusiasmados ante la perspectiva de trabajar en empresas con tecnología innovadora, mientras que el uso de sistemas anticuados puede causarles frustración.

Generaciones mezcladas

Pero no solo los millennials están presentes en los espacios de trabajo, ya que generaciones anteriores aún permanecen activas: se estima que -en 2024- el 25% de los empleados tendrá más de 55 años, dando lugar a una fuerza laboral bastante variada, lo que puede derivar en conflictos por la brecha generacional al tener cada grupo diferentes valores de trabajo, percepción de la autoridad y perspectiva de la vida en general.

Retos para las empresas ante la nueva fuerza laboral

De acuerdo con un análisis de Gallup, solo un tercio de los empleados en los Estados Unidos se siente comprometido con su trabajo, y solo uno de cada cinco tiene la motivación que lo impulsa a realizar un trabajo sobresaliente. Atendiendo a lo anterior, es necesario que los líderes creen estrategias de capital humano que tengan como base la comunicación horizontal, favoreciendo la atracción y retención de talento gracias a una cultura organizacional integradora.

Las empresas deben adaptarse a las nuevas necesidades de la fuerza laboral y ofrecer beneficios que otorguen valor, con el objetivo de atraer y retener talento: trabajar desde casa, crear entornos de oficina que impulsen el trabajo colaborativo y, a su vez, que respeten la privacidad de los colaboradores.

Los empleadores deben procurar que los millennials -la generación que predomina el mercado laboral- se vean en un ambiente en el que primen factores como el crecimiento profesional y la innovación, manteniendo una comunicación abierta y siempre con flexibilidad para equilibrar trabajo y vida personal.

En cuanto a los conflictos generacionales, los líderes deben comprender qué valores motivan a cada grupo, crear técnicas de administración capaces de satisfacer las necesidades de cada generación e incluir programas de capacitación que permitan a todos los trabajadores sentirse empoderados y competentes.

Para elegir y atraer empleados calificados -y crear estrategias de retención efectivas-, las empresas pueden apoyarse en herramientas tecnológicas como Microsoft Dynamics 365 for Talent, una solución perfecta para gestionar el capital humano y lograr resultados empresariales de alto impacto.

Las necesidades de la fuerza laboral moderna continúan definiéndose a diario, y exigen un análisis detallado por parte de las empresas para obtener la información que les permita crear las estrategias de atracción y retención necesarias, pues solo así es posible mantener satisfechos a los colaboradores y poder conformar equipos sólidos.

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Empoderando a sus colaboradores en la era de la transformación digital

Santiago, Chile. 13 febrero, 2018. Los trabajadores constituyen uno de los principales activos de toda empresa, y la gestión del talento es la clave para identificar la mejor manera de aprovechar al máximo las capacidades de su fuerza laboral. Atendiendo a ello, Microsoft pone a su disposición una nueva herramienta capaz de realizar una gestión integral en torno a los colaboradores y el proceso de reclutamiento: Dynamics 365 for Talent.

El empoderamiento de los colaboradores es clave para que una empresa alcance sus objetivos. Desde luego, cada persona que compone un equipo de trabajo es determinante para lograr las metas, por lo que conocer sus fortalezas y debilidades es imperativo para fortalecer los flujos de trabajo, elevar la productividad y la eficiencia.

En ese sentido, la cultura organizacional juega un papel fundamental, tanto en lo que a metas se refiere como al rol que cada colaborador tiene dentro de determinada entidad. Desde luego, cada uno de ellos es una pieza fundamental de un gran ecosistema en el que todos deben aunar esfuerzos para alcanzar los objetivos empresariales. Sin embargo, todo este potencial debe ser gestionado, incluso, desde antes que una persona se incorpore a la empresa.

Pensando en todo lo anterior, Microsoft ha creado una herramienta capaz de abarcar todo el proceso de reclutamiento y gestión del talento humano: Dynamics 365 for Talent, ¿en qué consiste?

Dynamics 365 for Talent: gestión integral de la fuerza laboral

Para toda empresa es de suma importancia contar con los mejores profesionales, como también es necesario hacer un seguimiento del desempeño y encontrar la mejor manera de incentivar el empoderamiento y el sentido de pertenencia hacia la organización.

Pensando en ello, Microsoft ha creado Dynamics 365 for Talent, un gestor de recursos humanos capaz de abarcar todo el proceso de selección, desempeño y desarrollo de los colaboradores. Hablamos de una herramienta fundamental para el crecimiento de las empresas a partir de su fuerza laboral, pues permite llevar una gestión integral del principal activo de toda organización: sus trabajadores.

Dynamics 365 for Talent permite cubrir 3 grandes aspectos en lo que a gestión de recursos humanos se refiere:

1. Selección de personal

Gracias a su integración nativa con LinkedIn, es posible contactar a las personas más adecuadas para su empresa. Esto, a partir de criterios previamente establecidos, gracias a los que podrá optimizar los tiempos de búsqueda y apuntar a los candidatos que mejor se ajusten a sus requerimientos.

La selección de personal es un punto determinante en la conformación de equipos de trabajo, por lo que el proceso debe hacerse en torno a candidatos que cumplan con los estándares que su empresa requiere. En ese sentido, Dynamics 365 for Talent permite identificar los perfiles mejor calificados para determinados puestos, facilitando la búsqueda de profesionales.

Además, la herramienta permite optimizar el proceso de entrevistas gracias a su integración con Office 365, facilitando el feedback entre la empresa y el postulante.

2. Incorporación

Por lo general, la llegada de un nuevo elemento a la empresa no suele ser atendida con la importancia que amerita. Dynamics 365 for Talent es la herramienta perfecta para que este proceso sea una instancia de preparación y aprendizaje.

Durante los primeros meses, los trabajadores están aprendiendo cómo funciona la empresa y asimilando sus funciones. Gracias a Dynamics 365 for Talent, usted puede compartir recursos importantes -como documentos o archivos- que faciliten la incorporación. Así, podrán estar listos para sumarse de lleno al equipo en menos tiempo del esperado.

Lo anterior se complementa con la posibilidad de entregar -al nuevo trabajador- guías personalizadas tanto en los días previos a su llegada como en esas primeras semanas, complejas y determinantes en el rol que la persona asumirá dentro de la organización.

Además, usted puede monitorear la incorporación del trabajador desde un panel que muestra -en tiempo real- el estado del proceso.

3. Participación

La motivación y compromiso son determinantes en el desempeño de sus trabajadores, por lo que se hace necesario contar con instancias que fomenten la participación de manera medible.

Dynamics 365 for Talent permite estar presente en el cotidiano de sus colaboradores gracias a la entrega de comentarios y recompensas, generando una retroalimentación constante para que la evaluación de desempeño sea una instancia constructiva tanto para la empresa como para los trabajadores.

A través de paneles que muestran el desempeño en tiempo real de sus colaboradores, usted puede hacer un seguimiento constante de las metas. En la misma línea, la herramienta permite incentivar el trabajo colaborativo mediante administración de objetivos grupales, observando en todo momento el estado de éstos.

Desarrollo y crecimiento del personal

Además de lo anterior, Dynamics 365 for Talent le permite gestionar el desempeño de sus trabajadores a través de una plataforma orientada a monitorear, reconocer y mejorar la manera en que realizan sus labores.

Esto, gracias a funcionalidades como:

Gestión de talentos

Usted podrá asignar metas específicas para cada trabajador -o colectivas en el caso de equipos- con revisiones de rendimiento y evaluación del desempeño.

Además, la herramienta permite tener claridad sobre las habilidades y deficiencias de cada trabajador. Así, es posible trabajar en las debilidades para transformarlas en fortalezas, y asignar labores de acuerdo con los puntos fuertes.

Formación y desarrollo

La gestión de recursos humanos no termina una vez que el trabajador haya aprendido sus labores: es una tarea constante, y gracias a Dynamics 365 for Talent su empresa podrá estar siempre presente en la formación de su personal.

La herramienta permite gestionar seminarios e instancias similares, con medición de objetivos y alertas para que todos los asistentes puedan organizar sus responsabilidades sin dejar de asistir a las capacitaciones o cursos de formación.

Así, usted puede contar con un completo esquema de las instancias formativas a realizar, con el detalle de cada una de éstas y la posibilidad de administrarlas según las necesidades de la empresa.

Evaluación de desempeño

Una de las preocupaciones más habituales en toda empresa es la evaluación de desempeño, instancia en la que se mide la manera en que los trabajadores realizan sus labores cotidianas.

Aquí, Dynamics 365 for Talent permite asignar un archivo digital por cada trabajador, asignándole objetivos a cumplir con la posibilidad de monitorear los permanentemente. Además, esta funcionalidad se integra con Outlook para establecer una suerte de calendario con objetivos.

Estas son algunas de las principales funcionalidades que ofrece Microsoft Dynamics 365, una herramienta orientada a fortalecer la cultura organizacional mediante la gestión integral de recursos humanos, facilitando la selección del personal, su integración y participación.

Hablamos de una plataforma que favorece el desarrollo de los trabajadores, incentivando el empoderamiento y el sentido de pertenencia para alcanzar -de manera conjunta- los objetivos de la empresa. Además, se trata de una herramienta que favorece los procesos de transformación digital, tan necesarios en un mercado cada vez más tecnológico y competitivo.

Sin embargo, ¿cómo implementar Dynamics 365 for Talent en su empresa? Puesto que se trata de una solución macro, es importante que realice el proceso con un proveedor experimentado y confiable. Esto es de suma importancia ya que solo así podrá asegurar un soporte continuo y en el momento necesario. Así, su compañía contará con una plataforma integral de recursos humanos y un equipo técnico preparado para resolver eventualidades y apoyarlo en caso de dudas.