Cómo configurar rápidamente una fuerza de trabajo remota para incrementar la resiliencia

VMware - Edna Massuda - Marcelo Pardo - Como configurar rápidamente una fuerza de trabajo remota
Edna Massuda, directora de enduser computing para Latinoamérica y Marcelo Pardo, director del área de tecnología para enduser computing para Latinoamérica, ambos de VMware.

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  • Dada la contingencia de la pandemia del coronavirus, ¿cuales son sus planes de continuidad operacional? ¿Es factible implementar teletrabajo en su organización rápidamente?

Santiago, Chile. 25 marzo, 2020. Ante los recientes eventos, ha aumentado drásticamente la cantidad de compañías que se ven obligadas a usar estilos de trabajo flexibles. Las organizaciones de todo el mundo se están preparando o ya están aplicando políticas de trabajo remoto; sin embargo, eso no significa que se termina la productividad. VMware está posicionada de forma única para ayudar a que los equipos de recursos humanos, y TI activen y usen una fuerza de trabajo remota.

Edna Massuda, directora de enduser computing para Latinoamérica y Marcelo Pardo, director del área de tecnología para enduser computing para Latinoamérica, ambos de VMware, nos entregan las mejores prácticas para diseñar y usar las estrategias de trabajo completamente remoto. Esto busca pasar a los entornos de la VDI (Virtual Desktop Infrastructure) y ampliar las políticas de seguridad en los cortafuegos y otras medidas de seguridad.

Imagine que entra al trabajo un día y se da cuenta de que de repente el 80% de sus usuarios necesitan trabajar desde casa. ¿Qué haría?

Massuda expande este escenario, “para aquellos clientes que ya tienen implementada nuestra solución Workspace ONE es mucho mas fácil ampliar sus capacidades, y satisfacer estos requerimientos en forma ágil y rápida. Sin embargo, para aquellas empresas que no cuentan con Workspace ONE, ¿que harían en este escenario?”

El escritorio virtual de Workspace ONE es una respuesta al teletrabajo para apoyar mejor a las personas que trabajan en terreno, entre otros requerimientos.

“No olvidarse que es muy importante considerar a las personas y entender sus necesidades a la hora de implementar el teletrabajo”, aconseja Massuda, y continua, “las 3 áreas en las que debemos pensar son: el espacio físico, el aspecto cultural y el ambiente tecnológico”.

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Por ejemplo, en el aspecto cultural hay personas que son reticentes a trabajar desde su casa, porque podrían engordar al tener fácil acceso a la comida. O madres con hijos pequeños a quienes hay que explicarles que cuando la mama está en casa, no siempre está disponible para jugar con ellos. Y al equipo de TI de la empresa le toca definir que dispositivo entregar, como damos acceso a la aplicación, que infraestructura de comunicación utilizaremos, la seguridad, y considerar una solución VDI (Virtual Desktop Infrastructure) o RDS (Remote Desktop Services).

VDI (Virtual Desktop Infrastructure)

La VDI implica que los usuarios puedan ejecutar sus escritorios a través de máquinas virtuales alojadas en centros de datos. En un entorno VDI, cada usuario tiene una máquina virtual dedicada que ejecuta un sistema operativo, proporcionando la flexibilidad de un entorno aislado. Cada usuario puede instalar o desinstalar aplicaciones con derechos de administración totales o parciales dentro de la VM (Virtual Machine), mientras que un RD Connection Broker administra estas VM. La VDI es particularmente útil cuando las empresas tienen que manejar datos críticos y confidenciales que requieren segregación.

RDS (Remote Desktop Services)

Los Servicios de Escritorio Remoto (RDS) es un término informático para las características de Microsoft Windows Server, que permiten a los usuarios acceder remotamente a las aplicaciones y escritorios Windows con una interfaz gráfica de usuario. El dispositivo cliente requiere un cliente RDS y el servidor RDS requiere un sistema operativo Windows Server para establecer una conexión remota con uno o más hosts de sesión RD (Terminal Servers). Los usuarios acceden a los recursos que residen en los servidores RDSH a través de VMs compartidas.

Definiendo el plan

Si usted estructura su plan de contingencia debería considerar las siguientes 4 etapas:
• Tecnología de usuario final
• Infraestructura central
• Red perimetral
• Seguridad

Pardo indica que “las opciones recomendadas para las opciones de aprovisionamiento para nuevos dispositivos de casa son OOBE (Out of Box Experience) y AutoPilot”. Ambas son funcionalidades que Microsoft ofrece para Windows 10 con una fuerte integración con Workspace One de VMware. Para las empresas que se encuentren en Chile o Perú VMware trabaja con su partner ST Computación para todas sus líneas de productos.

OOBE permite que prácticamente cualquier dispositivo Windows 10 comprado por el usuario se conecte y sea administrado por el entorno corporativo a través de Modern Management basado en la nube. Y AutoPilot, igual que OOBE, pero para dispositivos corporativos. Funciona bien con opciones de envío directo.

El proceso de onboarding de OOBE es una ventaja importante para los usuarios, ya que permite que los notebooks que se entregan a los empleados vengan preconfigurados de fabrica. Lo único que tiene que hacer el empleado es ingresar su email y clave, y el equipo se configura automáticamente en minutos quedando listo para ser utilizado desde la casa.

Para entregar un notebook al usuario, en el aprovisionamiento tradicional, la fabrica envía el notebook al mayorista o distribuidor, luego al integrador, después al área de tecnología que carga la imagen para finalmente llegar al usuario final. En cambio, la forma moderna de entregar un notebook al usuario es que la fabrica envíe directamente el notebook al usuario. Los datos del login se envían por separado por email.

Este aprovisionamiento modero ofrece la experiencia “ready to work” con la instalación de todo lo que necesita integrado, con soluciones de gestión de identidad y seguridad del usuario, donde el personal TI de la empresa, con Workspace ONE Assist, puede administrar remotamente el notebook, de esta forma dándole soporte al usuario.

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Con respecto a la infraestructura Massuda destaca que en momentos de crisis como en los que nos encontramos, a veces las decisiones que se toman no son las mejores. No tenemos que definir nuestro plan de contingencia que después no nos servirá. Tomemos decisiones con poco riesgo y definamos un roadmap.

Ademas, hagamos inversiones que podamos utilizar después, y continuemos mejorando la experiencia de usuario.

Por ejemplo, los ejecutivos de RR.HH. que tenían ya definidos planes de teletrabajo, ahora podrán implementarlos en forma acelerada y potenciar la atracción y retención de los mejores talentos. Hay varios casos donde las personas decidieron no incorporarse a una empresa, porque ésta no contaba con la posibilidad de teletrabajo.

Massuda dice, “mi consejo para los departamentos de TI es partir en pequeño, pero dar continuidad al proyecto de teletrabajo para que en el tiempo se vaya potenciando, y así preparar a la empresa para futuras crisis, como terremotos”.

“En México uno de nuestros clientes tenia su Data Center preparado para contingencias. Cuando sucedió el terremoto, el Data Center lo soportó sin problemas, sin embargo el edificio corporativo no. Los empleados tuvieron que irse a sus casas sin la posibilidad de trabajar desde ellas, ya que no se había contemplado un plan de contingencia para los usuarios. Esto no debe sucedernos.”, enfatiza Massuda.

Red perimetral

La conectividad, no solo para el usuario sino también del Data Center, debe estar lista para el incremento en el numero de conexiones que deberá enfrenar en momentos de crisis, y también para los diferentes tipos de conexiones y el nuevo work load que vamos a tener.

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Seguridad

Cuando hablamos de consideraciones de seguridad, indica Pardo, “debemos garantizar que todos los usuarios, que se conectan en los diferentes escenarios, estén con todos los requisitos completos, que todas las políticas de seguridad se cumplan. Y nuestro equipo de TI debe asegurarnos que están preparados para soportar los temas de seguridad”.

Pardo destaca a Zero Trust e Intrinsic Security que proveen seguridad incorporada para los usuarios, las aplicaciones y los puntos finales estableciendo un sistema interconectado y de mínimos privilegios que empodera a los empleados sin sacrificar la seguridad.

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Comunicación interna

Finalmente no nos olvidemos de la comunicación interna. Massuda pregunta, ¿de que sirve definir un plan de contingencia TI si no lo comunicamos? Muchos de los errores en la ejecución del plan, se deben al no haberlo comunicado adecuadamente a los empleados.

Al considerar que los empleados estarán trabajando remotamente, debemos preguntarnos ¿cómo nos comunicaremos en forma efectiva con ellos? En este punto la coordinación entre el equipo de comunicaciones y el área de tecnología es fundamental para alcanzar los objetivos trazados.

Aquí VMware cuenta con Workspace ONE Intelligent Hub que ataca específicamente 3 puntos con push notifications desde la consola de control:

• Comunicación hacia afuera
• Comunicación de TI con todos los grupos
• Comunicación de TI con los usuarios

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Consejos para realizar videoconferencias

Con un número creciente de empleados trabajando de repente desde casa, la videoconferencia se ha convertido rápidamente en el método de preferencia que han escogido las empresa para realizar reuniones y comunicarse con el personal.

Hay cuatro técnicas simples que podemos implementar hoy que mejorarán inmediatamente sus videoconferencias.

1- Todos deben usar el video

Esto puede parecer un punto obvio, pero la mayoría de las videoconferencias hay al menos unas pocas personas que evitan el video y sólo usan audio. A menos que haya un serio problema técnico, deberíamos solicitar a todos los que están en la llamada que activen su cámara web.

Cuando solo unas pocas personas usan video, rápidamente se erosiona la cohesión del equipo. La mayoría de las personas que activaron su video estarán pensando “No es justo que Juan no esté usando video”, o “¿Cómo es que yo tengo que estar en video pero Patricia no?” o “Sé que Andrés no está prestando atención y por eso no activaron su cámara web”.

Cuando la gente ya está estresada es más probable que tenga pensamientos negativos, por lo que no debemos facilitarlos en nuestro equipo.

2- Todos deben usar audífonos

La mayoría de las personas se conectan a una videoconferencia con su notebook y simplemente usan el micrófono y el parlante incorporados en el portátil. Y aunque eso es ciertamente más barato que comprar unos audífonos externos, hace que la videoconferencia sea difícil.

3- Haga una pausa cada tres frases cuando esté hablando

A propósito de las interrupciones, incluso con audífonos, a veces puede ser difícil escuchar cuando alguien quiere interrumpir y hacer una pregunta o un comentario. Por lo tanto, tendrá que instruir a todos los miembros de su equipo para que hagan una pausa durante unos segundos después de que hablen (aproximadamente) tres frases.

Es sorprendente la cantidad de personas que pueden hablar sin interrupción durante 5-10 minutos (si no más) en una videoconferencia. Y cuando eso sucede, es muy probable que las otras personas pierdan la concentración, y se olviden de la pregunta que querían hacer.

Se necesita un poco de práctica, pero si le recuerda a su equipo al principio de cada videoconferencia, y modela el comportamiento usted mismo, rápidamente verá una marcada mejoría.

4- Defina reglas claras para su videoconferencia

Más de 20.000 personas han tomado el test gratuito en línea “¿Su personalidad es adecuada para trabajar a distancia o en la oficina?” Los encuestados responden diez preguntas y reciben resultados que indican si su personalidad se adapta mejor al trabajo a distancia o al trabajo en una oficina.

Una de las preguntas pide a la gente que elija entre estas dos afirmaciones:

• Prefiero no estar restringido por un conjunto de reglas rígidas.
• Me gusta tener reglas y expectativas claramente definidas.

Los datos muestran que al 43% de las personas prefiere tener reglas y expectativas claramente definidas. Así que si su videoconferencia no tiene una agenda claramente definida con bloques de tiempo claramente definidos, un proceso para que todos hablen por turnos, y tiempos estrictos de inicio y termino, se arriesga a que casi la mitad de su equipo comience a aumentar sus niveles de irritación o stress.

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