Columnas - 10/14/2019

Cómo migrar la documentación de RRHH de una empresa a lo digital

En plena era tecnológica, la transformación digital por supuesto ha llegado a Recursos Humanos. En este contexto, una de las tendencias mundiales es la reducción de uso del papel en los ambientes laborales -y de la vida en general-.

Santiago, Chile. 14 octubre, 2019. En plena era tecnológica, la transformación digital por supuesto ha llegado a Recursos Humanos. En este contexto, una de las tendencias mundiales es la reducción de uso del papel en los ambientes laborales -y de la vida en general-. Las nuevas tecnologías favorecen la evolución de esta tendencia, que también sucede en los países de América Latina.

Existen plataformas de alta tecnología que permiten digitalizar toda la información del empleado, documentos y formularios en los que figuran sus datos principales. Esa plataforma va registrando la información de cada persona durante toda su trayectoria laboral.

La digitalización de datos de una persona empieza incluso antes de su ingreso en la compañía: en la etapa de “on boarding”. Éste es el momento en el que el postulante ya seleccionado debe completar sus datos personales, de modo de registrar esa información sensible en la compañía. Esto se realiza a través de aplicaciones simples y amigables que se operan desde los celulares inteligentes.

Para la empresa, esa plataforma es un portal que contiene información digitalizada de todos y cada uno de los colaboradores, permanentemente actualizada. Incluso permite configurar nuevos formularios con el objetivo de contar siempre con los datos más recientes de cada persona como, por ejemplo, cambios de domicilio, beneficiarios de seguros, etc.

Si a futuro el colaborador cambiara de empresa, en su nuevo empleo, puede obtener los datos históricos con tan solo ingresar en la misma.

La plataforma cuenta con el dictamen de la Dirección de Trabajo de Chile, que la certifica para brindar este tipo de soluciones.

Los datos, contratos y acuerdos existentes entre colaborador y empleador, que figuren en esa plataforma, siguen teniendo fuerza legal. En la era digital, se requiere la firma simple por parte del empleado y la firma avanzada del empleador. Ya existen las reglamentaciones para que la relación laboral se plantee de esta manera, de forma digital, sin tener gastos extra relacionados con almacenamiento, impresión y traslados de documentos en papel.

Una oficina sin papel logra optimizar tiempos y recursos. La ventaja evidente es el ahorro de dinero en papel, sobres, tintas, impresoras, servicio técnico de ese equipamiento, de espacios donde archivar papeles o ubicar el stock de insumos relacionados con la impresión de documentos y de distribución (Courier, envíos en general).

Conjuntamente, surge mayor agilidad en las comunicaciones: recibos de sueldo que llegan en tiempo y forma, consultas que se realizan y se responden más rápidamente, permisos que se solicitan y se aprueban velozmente, licencias que se piden y se autorizan ágilmente, actualización de datos de colaboradores de la organización, etc. Por otra parte, vale destacar la disponibilidad de los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, además de la “prolijidad visual” resultante en oficinas sin papel.

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