Transformación digital: ¿cuánto cuesta?

Por Alejandro Barros, consultor senior del Centro de Sistemas Públicos (CSP) / Ingeniería Industrial, Universidad de Chile.

Santiago, Chile. 5 marzo, 2019. Hace unas semanas el Presidente de Chile Sebastián Piñera, lanzó un instructivo presidencial de Transformación Digital del Estado. La medida busca acelerar el proceso de digitalización del sector público chileno, en particular, del gobierno central y sus servicios. Medida por cierto muy necesaria y de carácter urgente.

El instructivo presidencial, busca establecer las bases del proceso, el cual ya se había iniciado en 2018, con la propuesta de un proyecto de ley ingresado al poder legislativo hace unos meses y que se encuentra en proceso de discusión, proyecto sobre el cual me pronuncié, en particular en lo referido al pobre informe financiero que acompañaba dicho proyecto de ley.

El presente instructivo se centra en 4 áreas:

• Potenciar el mecanismos de identificación digital (eID) basado en la herramienta Clave Única, como el mecanismo de autenticación de las personas a la hora interactuar con el Estado, y así reducir la multiplicidad de mecanismos con que cada servicio público digitaliza sus trámites.
• Digitalización de trámites, llevando el actual 50% (trámites totalmente digitales de punta a punta) según palabras del Presidente de la República en el lanzamiento al 80% en el año 2021 y 100% en 2023.
• No solicitar antecedentes (datos e información) de las personas que el propio Estado ya tiene en su poder, ojo que esta regulación ya estaba definida en normativas bastante antiguas como la ley de procedimiento administrativo, pero que nunca se cumplió.
• Política cero papel, lo cual apunta a un proceso masivo de digitalización del backoffice de los servicios públicos, incorporando tecnologías de gestión documental en todo el Estado.

Aquí me quiero centrar en uno de los ejes del instructivo, el de Digitalización de Trámites y su costo asociado. Para lo cual desarrollé un estimación preliminar de dicho esfuerzo que me gustaría compartir con ustedes. Cabe señalar, que he incluido varios supuestos y parte de los parámetros (variables) han sido obtenidos usando fuentes secundarias. Como dijo Jack vamos por partes:

1) Cantidad de Trámites

Según cifras 2018 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el universo de trámites y su estado es:

Estamos hablando que el universo de trámites a digitalizar es de 1.816, aunque este es un blanco móvil ya que hay tramites que aparecen y otros que se eliminan. Para efectos de realizar el cálculo usaremos ese número.

2) Tipificación de trámites

Entendiendo de que se trata de una simplificación, identifique tres grande categorías según la complejidad del trámite, y por ende su esfuerzo de digitalización varía. En la tabla siguiente se muestra dicha distribución. Obviamente que con el censo de trámites que está haciendo dicho ministerio estos números se pueden depurar.

3) Dimensionamiento

Para efectos de estimar el esfuerzo y costos de la digitalización conversé con un par de empresas de desarrollo de software, con bastante experiencia en estos procesos y que trabajan con frecuencia para el Estado. Les pedí una estimación para el desarrollo de un trámite de categoría simple. A su estimación estimación total le incorpore la distribución de horas-hombre por perfiles y sus costos basados en valores obtenidos desde el Convenio Marco de desarrollo de software del ChileCompra (utilice valores promedios y máximos, los más bajos se descartaron ya que no se ajustan a la realidad de costos de este tipo de desarrollos).

Otro de los elemento conversados con las empresas desarrolladoras fue establecer una relación proporcional del esfuerzo requerido para su implementación de los trámites de mayor complejidad respeto de los más simples.

4) Aplicación al Universo

Finalmente al aplicar esos valores y en función del esfuerzo por tipo de trámite se obtiene

Como se puede apreciar el costo del proceso de digitalización es un monto que va entre los US$ 41 y US$ 64 millones. Ahora bien, alguien podría decir que estos nuevos desarrollos se puedan realizar con personal interno, lo cual dificulto dado que en muchos servicios públicos esas personas están destinadas a mantener la operación, y que si efectivamente se desarrollan con recursos internos éstos también tienen costos.

Supuestos y consideraciones

• El esfuerzo de digitalización de trámites simples, se basa en supuestos exigentes respecto de la conectividad entre la ventanilla (desarrollo) y el back office de la institución. Es decir que no hay desarrollo en los sistemas legados y que los datos necesarios para el trámite se pueden obtener en forma razonable, en caso contrario el esfuerzo aumentaría.
• No se incluyen eventuales costos de infraestructura tecnológica para soportar el nuevo trámite digitalizado (equipamiento, licenciamiento, u otro), ni los costos posteriores de mantención, la estimación sólo corresponde al proceso de desarrollo
• La distribución de complejidad de trámites la realicé en función de mi visión y experiencia respecto del sector público, pero habría que sensibilizarlo con el catálogo de tramites que entiendo está desarrollando Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
• Todo este proceso debe ir acompañado de un importante esfuerzo de gestión del cambio.
• Algunos de estos proyectos van a fracasar, esto es, los costos van aumentar producto de dicho fracaso.
• Los otros ejes del instructivo presidencial también tienen costos asociados, me refiero en particular al eje “Cero Papel” lo que implica instalar sistemas de gestión documental en todo el Estado, pero eso ya sería para otro post
• Se utilizaron valores y tasas de cambio correspondientes al febrero de 2019

Por lo tanto e incorporando algunos de estos elementos (valores promedios, gestión del cambio y tasa de fracasos) se llega a una estimación bastante conservadora para el proceso de digitalización para las instituciones del gobierno central de US$ 66 millones.

Luego de este análisis me surgen algunas preguntas:

– ¿ De dónde van a provenir los recursos, presupuesto habitual o una partida especial para tal propósito?
– ¿Qué porcentaje de estos desarrollo pueden ser logrados sin un proceso de externalización de por medio?
– ¿ Es factible con los presupuestos actuales de los servicios redestinar los fondos para el proceso?
– ¿Desde un punto de vista de los gestores y directores de servicio, basta con un instructivo presidencial para lograrlo?